TELESPY - INFORMAČNÝ SYSTÉM PRE MANAŽÉROV

TeleSpy je informačný systém pre manažérov a vedúcich, ktorí chcú firmu riadiť na základe včasných a presných obchodných a ekonomických informácií, nie len intuitívnym spôsobom.

TeleSpy je napísaný vo vývojovom prostredí Microsoft® Visual FoxPro 8 s použitím databázového systému firmy Microsoft®.  Na spoluprácu s pobočkovou telefónnou ústredňou 2N® Omega využíva rozhranie XAPI nad sieťovým protokolom TCP/IP.

TeleSpy vyžaduje pre svoju funkciu OS MS Windows 98 SE alebo vyšší, PC Pentium II / 300 MHz, 64 MB RAM. Podporuje viac užívateľskú prácu v sieti LAN, pričom nezávisí na použitom sieťovom protokole, vyžaduje však mapovanie vzdialených súborových zložiek.

ZÁKLADNÝ POPIS SYSTÉMU TELESPY

CLIP pre prichádzajúce volania

Program TeleSpy dokáže zachytiť a rozpoznať všetky prichádzajúce volania, načítať príslušné informá-cie z kontaktu v osobnom adresári MS Outlook a zobraziť ich v dobe zvonenia na obrazovke počítača.
Táto vlastnosť je podobná funkcii CLIP na mobilných telefónoch.

Nové telefónne čísla je možné vložiť priamo do kontaktov v MS Outlooku. Toto je jedna z najdôležitejších vlastností programu TeleSpy, pretože pomáha príjemcovi telefónneho hovoru pružnejšie reagovať na volajúceho a tým zlepšiť komunikáciu s obchodnými partnermi firmy.

Evidencia všetkých volaní

TeleSpy komunikuje s počítačom v sieti, na ktorom beží aplikačný server XAPI, ktorý komunikuje priamo s telefónnou ústredňou. Všetky informácie o hovoroch pre všetky linky sú ukladané do databáze na tomto centrálnom počítači. TeleSpy pri zobrazení histórie prichádzajúcich, uskutočnených a zmeškaných hovorov načíta údaje z tejto databáze.

V dôsledku toho sú v histórii hovorov pri konkrétnej linke zaevidované všetky údaje, bez ohľadu na to, či bol program TeleSpy v danom čase na počítači spustený, alebo nie. K jednotlivým hovorom je možné zapisovať textové poznámky. Táto funkcia umožňuje pohodlne sledovať všetku telefónnu komunikáciu vo firme s príslušným komentárom a možnosťou prenosu týchto informácií do e-mailov, do úloh a schôdzok v programe MS Outlook.

Spolupráca s MS Outlook

Program TeleSpy využíva pre ukladanie kontaktov a pre prácu s nimi bežný adresár kontaktov v programe MS Outlook zo sady Microsoft Office. Užívateľ má takto k dispozícii len jednu databázu mien a telefónnych čísel. TeleSpy inštaluje tiež do programu MS Outlook nový formulár kontaktov, ktorý umožňuje vytáčať čísla, vytvárať telekonferencie a posielať SMS správy.

Odosielanie a príjem SMS

Pokiaľ je na ústredňu 2N® Omega pripojená GSM brána, dokáže program TeleSpy odosielať a evidovať textové správy. Táto vlastnosť spojená s telefónovaním pomocou GSM brány ponúka flexibilnú a komfortnú náhradu mobilných telefónov pre stabilných pracovníkov vo  irme.

Lokálny rozhovor "Chat"

Program TeleSpy umožňuje viesť s ostatnými užívateľmi na lokálnej sieti rozhovor prostreníctvom textových dialógov - tiež známe ako "chat". Táto funkcia šetrí čas, zvyšuje operatívnosť a pružnosť spolupráce vo vnútri firmy.

POPIS JEDNOTLIVÝCH ČASTÍ PROGRAMU TELESPY

Základné informačné okno

Pri správnom nastavení programu sa TeleSpy spustí minimalizovaný do ikony na spodnej lište monitora PC - ak sa na linke nič nedeje, program nevykonáva žiadnu činnosť. V prípade zmeny stavu - prichádzajúci hovor, budík, zásah užívateľa - sa zobrazí informačné okno o zmene stavu linky. Pri kliknutí na základné informačné okno sa zobrazí kontakt z MS Outlook (ak bol kontakt v MS Outlook predtým vytvorený).

Vytáčanie telefónnych čísel z programu TeleSpy

Z programu TeleSpy je možné vytáčať telefónne čísla. Užívateľ si nemusí pamätať rôzne čísla, stačí keď potvrdí v možnostiach programu vytočenie čísla.

Vytáčanie je možné z:

• okna vytáčania
• histórie hovorov
• formulára MS Outlook
• okna rýchleho vytáčania

História hovorov

História hovorov je jedna z najsilnejších schopností programu. Užívateľ si môže spätne zobraziť všetky hovory a vie o každom uskutočnenom aj zmeškanom hovore na jeho linke. Môže si nastavovať rôzne filtre s podmienky zobrazenia. Rôzne hovory sú farebne rozlíšené. Ak má užívateľ vo svojom adresári pridelené mená k telefónnym číslam, tak sa vypíšu.

História hovorov sa vytvára aj keď program TeleSpy nie je spustený. Tlačidlami v hornej časti okna je možné zapnúť filter na zobrazenie hovorov (Všetky, Odchádzajúce, Prijaté, Zmeškané, Dnešné, za Týždeň, za Mesiac). Kliknutím na názvy stĺpcov tabuľky je možné prepínať triedenie záznamov.

Ďalšie možnosti v histórii hovorov:

• možnosť spätného vytočenia čísla
• aktívny hovor je možné ukončiť tlačidlom
• zobrazenie kontaktu z MS Outlook
• odoslanie SMS správy cez GSM bránu
• priradenie poznámky ku každému hovoru
• obnovenie zobrazených dát v okne

Okno rýchleho vytáčania

Toto okno slúži k rýchlemu a pohodlnému vytáčaniu vnútorných liniek ústredne. Zoznam telefónnych čísel a mien sa automaticky načíta pri štarte programu z ústredne. Z tohoto oknaje možné vytvoriť konferenciu viacerých užívateľov.

Okno sa objavuje automaticky pri prechode myšou po "terčíku" alebo zdvihnutím telefónu (záleží na nastavení). Zobrazované mená a čísla sa načítajú pri štarte programu z ústredne. V záložke "Moje" je možné vytvoriť krátky zoznam najčastejšie volaných čísel.

Formulár MS Outlook

Z formuláru kontaktov MS Outlook je možné vytáčať a ukončovať hovory. Na to, aby bolo možné spolupracovať s programom TeleSpy a kontaktami v MS Outlook je potrebné, aby program TeleSpy bol spustený.

Pri správnom nainštalovaní formuláru kontaktov sa zobrazia tlačidlá na vytočenie, ukončenie hovoru a zaslanie SMS z GSM brány.

Rozhovor

Cez program TeleSpy je možné viesť jednoduchý textový rozhovor po sieli LAN. Každý prihlásený užívateľ má možnosť  "rozprávať sa"  s iným (inými) užívateľom (užívateľmi) programu TeleSpy.

Pri každej vete sa užívateľ môže rozhodnúť, či túto vetu pošle všetkým prihláseným užívateľom, alebo len jednému (podľa napísanej linky). Ak oslovený užívateľ nie je práve v okne rozhovoru, tak ho program TeleSpy vyzve na vstup do rozhovoru.

Presmerovanie hovorov

Všetky prichádzajúce hovory na linku si môže užívateľ presmerovať podľa nasledujúcich podmienok:

• všetky prichádzajúce hovory
• pri obsadení
• pri neprítomnosti na klapku
• pri obsadení alebo neprítomnosti

Do okna presmerovania je potrebné zadať číslo klapky na ktorú sa majú hovory presmerovať. Všetky presmerovania je potom možné vypnúť pomocou ponuky: "Zrušenie všetkých presmerovaní".

Budík

Na každej linke si môžu užívatelia nastaviť budík. A to buď obyčajný - jednorazový (zvoní iba jeden krát), alebo budík opakujúci sa každý deň v rovnakom čase.

Už nastavený budík je možné vypnúť ponukou: "Zrušenie obyčajného", alebo "Zrušenie opakovaného".

Priradenie čísla k existujúcemu kontaktu MS Outlook

Po vyvolaní ponuky "Priradenie telefónneho čísla k existujúcemu kontaktu" si môže užívateľ vybrať kontakt MS Outlook, ku ktorému sa vybrané telefónne číslo priradí.

Po potvrdení jedného z kontaktov sa tento kontakt zobrazí a priradí sa mu telefónne číslo. Je potom na užívateľovi, či tento kontakt uloží alebo nie.

Ďalšie vlastnosti programu TeleSpy

Ak program TeleSpy zachytí zmeškaný hovor, bliká ikona v SysTray a informácia na ikone zobrazuje počet zmeškaných hovorov. Jednoduchým kliknutím na blikajúcu ikonu zmeškaných hovorov sa automaticky zobrazí okno histórie hovorov (ešte neprezreté zmeškané hovory sa zobrazujú tučným písmom).